Tener una tienda física en Brasil implica cumplir con decenas de obligaciones fiscales cada mes.
El desconocimiento no exime de multas. Este artículo es un checklist completo para que ningún vencimiento te tome por sorpresa.
Obligaciones principales (todo comercio)
1. Pago de impuestos (hasta el día 20 de cada mes)
- DAS (Simples Nacional): Si estás en este régimen, pagas una guía única. Vencimiento: día 20.
- ICMS (Lucro Presumido/Real): Pagas a través de GARE o GNRE. Vencimiento según el estado (generalmente entre los días 9 y 15).
- PIS, COFINS, IRPJ, CSLL (Lucro Presumido): Pagos separados, vencimientos entre el 25 y el 30 de cada mes.
2. Declaraciones accesorias mensuales
EFD ICMS/IPI (Sped Fiscal): Archivo digital con todas las notas fiscales emitidas y recibidas.
Plazo: día 15 del mes siguiente. Empresas del Simples Nacional con facturación hasta R$ 4,8 millones están exentas, pero deben mantener el libro de registro físico.
GIA (Guía de Información del ICMS): Obligatoria para todos los contribuyentes de ICMS, incluso los del Simples Nacional en algunos estados (ej.
São Paulo exige GIA mensual).
Ejemplo de multa: No entregar la EFD ICMS por 3 meses seguidos puede generar multa de R$ 500 por mes + 0,5% de la facturación del período. ¡Puede superar R$ 20.000!
3. Emisión de notas fiscales de todas las ventas
Toda venta a consumidor final debe registrarse en una NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Electrónica).
El archivo XML debe ser enviado a la SEFAZ en tiempo real (antes de entregar el producto).
Muchos sistemas de facturación (PDV) hacen esto automáticamente.
4. Apuración del ICMS (para no Simples Nacional)
Debes calcular mensualmente:
- Débito del ICMS (suma del ICMS de todas tus ventas).
- Crédito del ICMS (suma del ICMS que pagaste en compras de mercancías).
- Diferencia (débito - crédito) = ICMS a pagar.
- Si tienes saldo acreedor (crédito > débito), puedes compensarlo en meses siguientes.
Obligaciones trimestrales o anuales con impacto mensual
DEFIS (Simples Nacional): Declaración anual con los ingresos mensuales. Se entrega hasta marzo de cada año.
Aunque es anual, debes mantener un control mensual preciso.
ECD (Escrituración Contable Digital) y ECF (Escrituración Contable Fiscal): Para regímenes que no sean Simples Nacional ni MEI.
Son declaraciones anuales que dependen de la contabilidad mensual.
Novedades: Facturación obligatoria por PDV
Desde 2023, muchos estados exigen que el sistema de facturación de la tienda (PDV) esté integrado con la SEFAZ a través del SAT (Sistema Autenticador y Transmisor) o de una NFC-e con PDV autorizado.
No puedes usar una máquina registradora antigua sin conexión digital.
Consecuencias del incumplimiento
- Multa por falta de pago del ICMS: 20% + intereses Selic.
- Multa por no emitir NFC-e: R$ 150 a R$ 5.000 por nota no emitida (dependiendo del estado).
- Inclusión en el registro de deudores fiscales (CADIN) – impide contratos con el gobierno y financiamiento público.
- En casos graves, embargos y cierre de la tienda por 24 a 72 horas.
Checklist final para cada mes: ✅ Pagar DAS/ICMS hasta el día 20. ✅ Emitir NFC-e de cada venta (automático). ✅ Verificar que el archivo EFD ICMS se generó (si aplica). ✅ Declarar GIA (si tu estado exige). ✅ Guardar comprobantes de pago y archivos XML durante 5 años.
Lo más recomendable es contratar un contador especializado en comercio minorista. Por unos R$ 300-800 al mes, evitas multas que pueden superar los R$ 10.000.